Q & R: Que devez-vous considérer sur le stockage de vos données dans le nuage

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Où devriez-vous conserver vos sauvegardes de données? Est-ce que Sage détient des données de nuages au Canada? Quelles sont les lois canadiennes / provinciales pour cela? L'emplacement et le partage des données peuvent-ils être une responsabilité? Nous avons les réponses ci-dessous dans cette séance de questions-réponses informative, examinée par notre Chef de Groupe des Comptables pour le Canada, Rachel Fisch.

Q: Où devriez-vous conserver vos sauvegardes? 

R: Normalement, une sauvegarde des documents électroniques sont stockés sur un site autre que le lieu d'affaires à des fins de sécurité et de précaution (en cas d'incendie, inondation, vol, ou toute autre cause). L'ARC encourage cette pratique commerciale et recommande de maintenir ces copies de sauvegarde à un endroit au Canada. (Voyez ci-dessous pour plus de détail sur le stockage des données au nuage.) 


Q: Alors ... Où sont stockées mes données de nuage de Sage Accounting (anciennement Sage One)?
 

R: "Sage, avec plus de 1M d'autres utilisateurs, incluant des sociétés de haut profil utilise Amazon Web Services (vous pouvez trouver une bonne liste ici). Nous avons assuré que toutes les données de Sage au Canada soient redondantes sur les serveurs AWS au Canada. Ce qui signifie que pour presque toutes les industries,  bien qu'il ne soit pas une exigence de l'ARC pour que les données soient ici au Canada (selon le libellé ci-dessus), la tranquillité d'esprit de nos partenaires comptables est extrêmement importante pour nous. C'est également un très bon exemple d'obtenir des commentaires directement de votre part pour s'assurer que nous faisons ce qui est important pour vous, au-delà de ce qui est techniquement exigé de nous en tant qu'entreprise. Veuillez continuer à nous faire part de vos commentaires et nous continuerons à travailler fort pour vous donner plus de raisons de continuer à choisir Sage." - Rachel Fisch, Chef de Groupe Comptable - Canada.

Q: Quelles sont les lois canadiennes / provinciales concernant l'emplacement des serveurs pour le stockage des données? 

R: Notre chef du groupe des comptables, Rachel Fisch, nous informe que "Ce qui est difficile pour nous à Sage, c'est que la compréhension générale ou l'interprétation des différents comptables a beaucoup varié et est souvent considérée comme une loi ... ce que l'ARC dit réellement, c'est la position qui nous intéresse le plus et que nous voulons respecter. Le libellé de l'ARC se concentre moins sur l'obligation que les données soient dans un endroit précis (Canada) et plus sur l'accès aux données, peu importe où les données sont stockées."

Q: Pourrait l'emplacement de données (et le partage avec des intégrations de Sage Accounting, et des 3e parties comme Receipt Bank) être une responsabilité? 

R: Parce que RB publie ou duplique l'entrée de la transaction dans le logiciel de comptabilité avec une copie du fichier de transaction en format PDF. Avec Receipt Bank, l'endroit où se trouvent les serveurs importe peu, car les informations sont transmises au logiciel de comptabilité et jointes à la transaction. Il est où Sage stocke les informations qui compte. La réflexion de l'ARC sur les documents électroniques est intéressante puisqu'elle dit que les documents conservés à l'étranger et accessibles électroniquement à partir du Canada ne sont pas considérés comme des documents au Canada, mais que l'ARC peut accepter une copie des documents conservés électroniquement à l'extérieur du Canada. les dossiers, à condition qu'ils soient disponibles au Canada dans un format lisible et utilisable par voie électronique pour les fonctionnaires de l'ARC et qu'ils contiennent suffisamment de détails pour appuyer les déclarations de revenus déposées auprès de l'ARC. Lisez la suite ici.

 

Q: Pour des buts d'audit, devez-vous avoir des copies papier de tout? 

R: La responsable du groupe des comptables du Canada, Rachel Fisch, nous informe que: "C'est un bon argument contre l'utilisation d'applications puissantes telles que Receipt Bank  qui traitent les transactions par voie électronique.» L'ARC dit que le format que vous devez conserver est le format dans lequel les documents vous ont été initialement fournis. Cela signifie que si vous receviez à l'origine des documents papier, vous devez conserver correctement ces documents papier. D'après cela, je ne me sentirais pas à l'aise de déchiqueter les documents originaux de mes clients même après les avoir scannés et stockés électroniquement. Si vous imprimez chaque copie sur papier, vous devez conserver le papier et conserver la copie électronique originale, vous ne pouvez pas la supprimer. Alors, voici ce que je ferais: Si j'ai reçu des copies papier de mon client (pouah, non merci) je les scannerais et les traiterais, puis j'organiserais et retournerais les originaux au client en les conseillant sur les règles de tenue de dossiers de l'ARC. Mais mieux encore, j'encourage mes clients à soumettre tous leurs documents par voie électronique à Receipt Bank directement (en utilisant l'application mobile pour les reçus, ou même en installant un bouton de numérotation automatique sur leur scanner pour envoyer directement à leur courriel personnalisé dans Receipt Bank <= mes clients ont adoré cela), alors [vous n'avez pas] à vous soucier du traitement ou du stockage des documents papier parce que [vous] ne les avez jamais reçus." Cliquez sur ce lien pour plus d'informations.

Que réserve l'avenir?

Les technologies infonuagiques sont devenues un élément clé de la stratégie informatique en cours des organisations à travers le monde. Sage envisage un avenir où les technologies mobiles et infonuagiques sont utilisées pour automatiser les processus, pour libérer les employés de leurs bureaux, pour générer plus d'idées d'affaires, et pour accroître de la collaboration et de la productivité.

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  • Q&A: What to consider about storing your data in the cloud

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