On est à cette période de l’année à laquelle la plus de nos clients font les rapports de fin d’année de paie. Je parlerais ci-dessous d’astuces pour passer cette période sans encombre J
Comme vous savez probablement seuls les clients qui sont sur un plan qui inclut le service de paie seront capables d’imprimer ou transmettre électroniquement le T4 et le RL-1. S’il vous plait allez sur le site Internet ou appeler au 1-888-261-9610 pour avoir le service de paie.
Avant d’imprimer transmettre le T4 et/ou RL-1, assurez-vous que la dernière mise à jour de paie est installée sur l’ordinateur. Vous pouvez suivrez l’article 260-1007143 pour savoir si vous êtes sur la dernière mise à jour de paie.
Dépendamment du nombre de T4 ou RL-1 à faire vous pouvez imprimer ou transmettre électroniquement. Si vous avez plus de 50 employés il est obligatoire de transmettre électroniquement le T4 et le RL-1. Le programme va créer un fichier XML que vous allez pouvoir téléversé au gouvernement (la transmission Internet est la plus populaire pour les transmissions électroniques). Si vous avez moins de 50 employés vous pouvez opter pour l’impression ou la transmission électronique.
Qu’est-ce qu’il faudra avoir à l’esprit avant d’imprimer le T4 ou RL-1 :
- Quelque fois ces formulaires peuvent imprimer des chiffres seulement sans les cases. Si vous utilisez du papier ordinaire, assurez-vous d’activer l’option suivante dans le programme : cliquez sur Configuration, Rapports et Formulaires, Formulaires Gouvernementaux, Paie Fédérale (pour le T4 et Sommaire T4) et Paie Québec (pour le RL-1), et sélectionnez Formulaire à papier ordinaire pour le laser & jet d’encre dans Type form pour chaque paramètre.
- À partir du 1er Janvier 2014 vous NE devez pas utiliser l’option pré-imprimée de Sage 50 pour l’impression de RL-1. S’il vous plait utilisez juste du papier ordinaire. Voyez le point ci-dessus sur comment sélectionner le papier ordinaire comme type de formulaire avant l’impression de RL-1.
Numéros essentiels à avoir lors de l’impression du T4 ou RL-1 :
- Pour le T4 assurez-vous d’avoir le Numéro de compte de paie ou numéro de programme de retenue sur la paie. Il est typiquement constitué de 9 chiffres suivit de 2 lettres pour le type de compte (RP pour la paie) et de 4 chiffres qui permettent d’identifier le compte. Voyez l’article 260-1007142 pour plus d’information sur ce numéro.
- Pour le RL-1 assurez-vous d’avoir le numéro du préparateur. Il commence par NP suivit de 6 chiffres, pour avoir ce numéro s’il vous plait appelez au 1-866-814-8392 ou remplissez le formulaire en ligne pour le recevoir.
Aussi ne pas oublier de :
- Revoir chaque fiche d’employé pour vérifier que l’adresse n’est pas plus longue que 30 caractères et toutes les autres informations sur les onglets Personnel et Déclaration T4 et RL-1 sont correctes.
- Cliquer sur Configuration, Paramètres, Entreprise, Coordonnées ou Information et assurez-vous que le nom de l’entreprise, l’adresse et le numéro d’entreprise sont corrects.
-
- Afficher le rapport de fin d’année (RGAP : Revue de Gains Assurables et ouvrant droit à la Pension). Cliquez sur Rapports, Paie, RGAP. Cet article : 260-25752 pourra aider à identifier les raisons possibles d’écart de cotisations.
Lorsque vous êtes prêt(e) vous pouvez suivre les instructions sur les articles ci-dessous pour imprimer ou faire la transmission électronique du T4, Sommaire T4 et le RL-1 :
Imprimer :
T4 et Sommaire T4 : 260-25755
RL-1 : 260-1003923
Transmission électronique :
T4 et Sommaire T4 : 260-31425
RL-1 : 260-25935
Merci